Effektive Methoden mit E-Mails zu arbeiten – Zero Inbox & Yesterbox

Die meisten Menschen kennen es: Das E-Mail Postfach quillt schon wieder über und irgendwie scheint man den Überblick über die diversen Absender und thematischen Aspekte verloren zu haben. So werden schnell wichtige Aufträge oder Anfragen übersehen, was dann sogar bares Geld kosten kann. Aber auch Änderungen oder Deadlines werden schlichtweg vergessen, da die entsprechenden E-Mails nicht mehr aufzufinden sind.

Um diesen Problemen vorzubeugen gibt es diverse Methoden, wie mit der eigenen E-Mail Flut umgegangen werden kann. Die wichtigsten sind im folgenden Text kurz, bündig und zum nachmachen angegeben. 

Strategie zum leeren Posteingang

Die erste Technik ist das Zero Inbox Prinzip, welches nicht nur den Überblick deutlich steigert, sondern auch die eigene Produktivität. Übersetzt werden kann es mit „Null-Inbox“, was genau das bedeutet, nämlich den Posteingang immer auf Null zu halten. So dürfen keine E-Mails mehr in diesem Ordner enthalten sein.

Immer wenn eine neue E-Mail reinkommt soll diese direkt bearbeitet werden, beziehungsweise gelöscht werden bei unwichtigen Dingen, andere Inhalte werden im Archiv abgelegt. So bleibt die eigentliche Inbox aber immer leer. Die unbearbeiteten E-Mails im Posteingang sorgen dafür, dass man von der eigenen Arbeit abgelenkt wird und diese im Hinterkopf hat.

Wenn die E-Mails direkt bearbeitet werden sorgt das auch dafür, dass keine unnötige Zeit für die Suche nach bestimmten Dingen verloren geht und so die allgemeine Produktivität gesteigert werden kann. Davon sind vor allem Menschen betroffen, die Hunderte wenn nicht sogar noch mehr E-Mails im Postfach ansammeln und dann den Überblick über diese verloren haben. Das Zero Inbox Prinzip greift dabei ein, nötigt aber eine Menge Disziplin ab und ist nicht für alle die geeignete Methode.

Sollten viele Mails im Posteingang sein, müssen jetzt natürlich nicht direkt alle auf einmal bearbeitet werden, da das für Frustration sorgen kann und die einzelnen Inhalte nicht entsprechend abgearbeitet werden können. Hier ist es Empfehlenswert diese Stückweise abzuarbeiten. Zudem ist es wichtig, dass die Mails dann nicht einfach alle ins Archiv verschoben werden, sondern diese wirklich zu Kategorisieren und korrekt einzuordnen. Es sollte wirklich getrennt werden und unnötige Dinge im Papierkorb digital weggeschmissen werden.

Heute die E-Mails von gestern bearbeiten 

Eine weitere Technik ist Yesterbox, welche von Tony Hsieh erfunden wurde. Der Gedanke dahinter ist, dass am Arbeitstag selber immer die Mails vom letzten Tag bearbeitet werden. Die meisten E-Mails, die reinkommen, müssen meistens nicht am Tag selber beantwortet werden, sodass diese einfach reinkommen können und dann morgen gesammelt abgefertigt werden. So wird man weder abgelenkt noch gestört, sondern hat einen klaren Aufgabenplan für den Tag, da man genau weiß was alles beantwortet werden muss.

Zudem sorgt es für eine bessere Kommunikation, da jeder am nächsten Tag eine Antwort erhält und nicht erst in unbestimmter Zeit. Wenn wirkliche Notfälle reinkommen, können diese natürlich auch direkt bearbeitet werden, allerdings kommt dieser Fall eher selten vor. Ein Tipp für alle Outlook Nutzer: Einfach die „Heute“ Ansicht einklappen und sich nur auf die Nachrichten von gestern konzentrieren, die dort übersichtlich angezeigt werden. Da diese Methode natürlich keine Prioritäten setzt, kann es sein das sich der Arbeitsaufwand von Tag zu Tag immer unterscheidet und zeitlich nicht gut geplant werden kann.

Wenn keine Kommunikation notwenig ist, sondern lediglich Dinge digital abgeheftet oder eingeordnet werden müssen, kann man auch beispielsweise die E-Mails mehrerer Tage zusammenkommen lassen und diese dann je nach Aufwand auch auf mehrere Tage verteilen, sodass zum Beispiel in den kommenden drei Tagen immer die Mails der letzten drei Tage bearbeitet werden.

Termin mit dem Posteingang einplanen

Man kann sich im Kalender ganz einfach einen Termin eintragen, der nur dafür gedacht ist, E-Mails zu bearbeiten. So besteht eine verbindliche Zeit in der sich nur darum gekümmert wird. Das kann einmal am Tag sein oder zweimal pro Woche, je nach Mailverkehr. Auch gibt es Apps, mit denen sich E-Mails zeitlich verschieben lassen, sodass Aufgaben in der Zukunft auch erst dann wieder erscheinen. Das sorgt dafür das wichtige und dringliche Dinge direkt erledigt werden können und andere Inhalte dann zu der entsprechenden Zeit.

Darüber hinaus gibt es Programme mit denen sich aus den Mails schnell eine Aufgabe erstellen lässt, sodass man anstatt eines vollen Posteingangs eine übersichtliche To-Do Liste hat, die dann entsprechend kategorisiert und abgearbeitet werden kann.